Der Anschaffungspreis einer E-Mail Archivierung ist bei vielen Kunden ein sensibles Thema. Das liegt vor allem daran, dass Kunden nur selten realisieren, dass den Anschaffungskosten sehr große Einsparungen gegenüberstehen. Einsparungen, die oft sogar so groß sind, dass ein schneller Return on Investment erzielt werden kann. Und wer spart nicht gerne Geld? Um ein besseres Bild von diesen Einsparungen zu bekommen, werfen wir einen genaueren Blick auf einige Standard-Funktionen einer E-Mail-Archivierung, die sich positiv auf ihr IT-Budget auswirken können. Beispiele von Kosteneinsparungen mit der Hilfe einer Archivierung
Endnutzer Zugriff auf das Archiv
Ohne Archivierung
Angestellte löschen von Zeit zu Zeit E-Mails, die sie an einem späteren Zeitpunkt doch noch einmal benötigen. Wenn man beispielsweise ein Unternehmen mit 500 Angestellten betrachtet, bei dem jeder Angestellte nur eine E-Mail pro Monat wiederherstellen möchte, muss die IT-Abteilung jährlich alleine 6.000 Anfragen beantworten. Unter der Annahme, dass die IT-Abteilung durchschnittlich 30 Minuten für die Wiederherstellung einer E-Mail benötigt, fallen pro Jahr schon 3.000 Stunden an zusätzlicher Arbeit an. Bei einem durchschnittlichen Mitarbeitergehalt von 30€ pro Stunde würden die Kosten damit bei rund 90.000€ liegen. Dieser Betragt gleicht 1,44 Vollzeitangestellten in der IT-Abteilung.
Mit Archivierung
Wenn dieses Unternehmen Angestellten nun über eine Archivierungssoftware Zugriff auf ihr Archiv gewährleistet, verringert sich der Aufwand für die Wiederherstellung einer E-Mail auf circa 5 Minuten pro Suche. Im Endeffekt würden sich somit auch die Kosten für die Wiederherstellung von E-Mails auf circa 15.000€ reduzieren. So könnte ein Unternehmen dieser Größe jährlich allein 75.000€ bei den Kosten für die Wiederherstellung von E-Mails einsparen.
Reduzierte Ausfallzeiten
Daten dauerhaft in einem Archiv anstatt live auf dem Mailserver zu speichern, bringt viele Vorteile mit sich. Der größte Vorteil liegt dabei wohl in den Speicheranforderungen. Gerade bei Systemausfällen haben voll ausgelastete Server extrem negative Auswirkungen auf die Restore-Zeiten. Die Daten in ein Archiv auszulagern, kann dieses Problem schnell und einfach beheben.
In unserer Beispielrechnung kommt es bei unserem Unternehmen nur einmal im Jahr zu einem Serverausfall. Wenn dieser Server 500 Nutzer unterstützt, dauert es ohne eine Archivierung circa 6 Stunden bis er komplett wiederhergestellt ist. Im Gegensatz dazu würde es mit einer Archivierung nur rund 2 Stunden dauern. Bei einem durchschnittlichen Gehalt von 30€ pro Stunden und 25% geringerer Produktivität während des Ausfalls würden die Kosten wie folgt aussehen:
Ohne Archivierung
22.500€ (30€ x 500 Nutzer x 6 Stunden x 25% geringere Produktivität)
Mit Archivierung
7,500€ (30€ x 500 Nutzer x 2 Stunden x 25% geringere Produktivität)
Die Einsparungen mit Hilfe einer Archivierungssoftware lägen somit bei circa 15.000€
E-Discovery und Audit Anfragen
Ohne Archivierung
Stellen wir uns vor unser Unternehmen mit 500 Angestellten muss auf eine E-Discovery oder Audit Anfrage antworten und alle relevanten Daten sind nur über 500 individuelle Backups zugänglich. Konservativ gerechnet wird die IT-Abteilung ungefähr 30 Minuten pro Mitarbeiter dafür benötigen die Backups zu laden und den Prüfern zur Verfügung zu stellen. Die Prüfer selbst benötigen daraufhin erfahrungsgemäß 320 Stunden, um diese Daten komplett nach relevanten Inhalten zu durchsuchen. Zusätzlich fallen mindestens 24 Stunden dafür an Probleme wie korrupte PST-Dateien zu beheben.
Unter den gegebenen Voraussetzungen würde das Unternehmen allein für die Wiederherstellung der Daten 250 Stunden benötigen, was Kosten von 7.500€ (250 Stunden x 30€/Stunde) entsprechen würde. Da der Stundensatz von internen und besonders externen Prüfern für gewöhnlich deutlich höher ist, wäre in diesem Fall die Überprüfung der Daten mit 48.000€ (320 Stunden x 150€/Stunden) der höhere Kostenfaktor. Insgesamt fallen ohne eine Archivierung somit Kosten von 55.500€ an.
Mit Archivierung
Wenn unser Unternehmen eine Archivierung im Einsatz hätte, würden die Kosten drastisch sinken. Auch wenn die Kosten für eine E-Mail-Archivierung stark variieren können, gehen wir in unserem Beispiel von Gesamtkosten von 24.000€ für das gesamte Unternehmen für 3 Jahre aus (inklusive Lizenzen, Maintenance und Support). Bei nur 10 eDiscovery beziehungsweise Audit Anfragen würden die Kosten für die Archivierung bei 2.400€ pro Anfrage liegen.
Durch den Einsatz einer Archivierungssoftware fallen in diesem Szenario die Kosten für die Wiederherstellung der Daten komplett weg. Das liegt daran, dass Prüfer direkt auf das Archiv zugreifen können. Weil alle Daten indexiert werden, sind die eDiscovery Suchläufe zudem um einiges schneller und einfacher.
Unter der konservativen Annahme, dass sich die Zeit für das Durchsuchen der Daten mit der Hilfe einer Archivierung halbiert, würden sich dementsprechend auch die Kosten für das Personal der Rechtsabteilung auf 24.000€ halbieren. In vielen Fällen wird die Zeiteinsparung bei der Überprüfung allerdings noch deutlich größer sein. Bei diesen Voraussetzungen lägen die Kosten für eine einzelne eDiscovery Anfrage bei 26.400€ (24.000€ Personalkosten + 2.400€ Archivierungskosten). Im Vergleich zu den 55.500€ pro Anfrage ohne Archivierung stellen die rund 26.400€ mit Archivierung eine enorme Kosteneinsparung dar.
Zu den genannten Beispielen kommen noch viele weitere Einsparungsmöglichkeiten und Vorteile. Diese sind allerdings oft schwer in Zahlen zu fassen. Darunter fällt beispielsweise das geringere Risiko von Datenverlusten, eine erhöhte Mitarbeitereffizienz und auch eine erhöhte Mitarbeitermoral.
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