Computerhardware und Software direkt abschreiben

Durch den technologischen Fortschritt unterliegen die Computerhardware und Software einem immer schnelleren Wandel. Die Regelungen zu diesen Wirtschaftsgütern wurden daher an die geänderten tatsächlichen Verhältnisse angepasst. Für Computerhardware und Betriebs- und Anwendersoftware kann daher eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden.

Das bedeutet im Klartext: Der gesamte Kaufpreis für betrieblich gekaufte PCs, Drucker und für Software – unabhängig wie hoch dieser ausfällt, kann im Jahr des Kaufs in voller Höhe den Betriebsausgaben zugerechnet werden.

Beispiel: Sie statten Ihre Mitarbeiter mit Laptops und Software aus, damit diese überall – auch im Homeoffice – einsatzbereit sind und auf Kundenanfragen reagieren können. Kosten: 12.000 Euro.

Folge: Sie haben nun die Möglichkeit den PC mit seinen Zusatzgeräten und die Software auf drei Jahre linear oder degressiv abzuschreiben oder Sie nutzten die Neuregelung zur einjährigen Nutzungsdauer und profitieren so von 12.000 Euro Betriebsausgaben auf einen Schlag.

 

Für welche Hard- und Software gilt das?
Hardware
– Computer
– Notebook’s
– Desktop-Thin-Client
– Workstation
– mobile Workstation
– Small-Scale-Server
– Dockingstation
– externes Netzteil
– Peripherie-Geräte (wie z.B. Tastatur, Maus, Scanner, Kamera, Mikrofon, Headset)
– externe Speicher (Festplatte, DVD-/CD-Laufwerk, USB-Stick, Streamer)
– Ausgabegeräte (wie z.B. Beamer, Plotter, Headset, Lautsprecher, Monitor oder Display)
– Drucker (Laser-, Tintenstrahl- oder Nadeldrucker)

Software
Unter Software wird jegliche Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung gefasst. Dazu rechnen auch die nicht technisch physikalischen Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung, alle Standardanwendungen, doch auch individuell abgestimmte Anwendungen (z.B. ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme, etc.).

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Verhaltenskodex für offene Büros und Grundregeln

Heutzutage sind 70 % der Büros nach einem offenen Layout gestaltet. Man könnte denken, dass dieses System ein voller Erfolg sein muss.

Man kann davon ausgehen, dass sich Großraumbüros nur bei einer überwältigenden Mehrheit der Unternehmen durchgesetzt haben, weil sie als eine produktive, beliebte und wirtschaftlich attraktive Arbeitsumgebung gelten.

Die Wahrheit ist jedoch etwas komplizierter.

Für viele von uns sind Großraumbüros so laut und voller Ablenkungen , dass unsere Zufriedenheit und unser Wohlbefinden bei der Arbeit leiden. Und obwohl offene Büros in der Theorie den persönlichen Kontakt zwischen Kollegen fördern sollen, stellt sich das in der Praxis so nicht ein .

Ganz im Gegenteil. Für viele bedeutet das Großraumbüro einen Mangel an Privatsphäre – was als Ärgernis empfunden werden kann und damit eine echte Stressquelle darstellt. Wir alle haben unterschiedliche Erwartungen an und Bedürfnisse nach einem „persönlichen Raum“.

Studien haben gezeigt, dass dies die Produktivität beeinflusst . Alles in allem können Großraumbüros die Gesamtarbeitsleistung beeinflussen . Es ist alles andere als eine wirtschaftlich sinnvolle Strategie. Klar ist, dass Theorie und Praxis des offenen Büros miteinander in Einklang gebrachtwerden müssen. Diejenigen von uns, die tatsächlich in einem Großraumbüro arbeiten, müssen ganz pragmatisch in der Zwischenzeit Lösungen finden. Glücklicherweise ist dies nicht schwer.

Seien Sie aufmerksam

Bestimmte Dinge sind einfach ärgerlich. Wir haben nichts zu verlieren, wenn wir besser auf andere achten.

Denken Sie an Ihre Lautstärke.

Laute Telefonate, Musik und Inhalte zeugen nicht gerade von Rücksicht.

Achten Sie auf gute Luft.

Sandwiches oder Handcremes, die starke Gerüche verbreiten, können abstoßend wirken. Und wahrscheinlich ist es am besten, wenn Sie die Schuhe anbehalten.

Beachten Sie Ihren persönlichen Raum.

In der Privatsphäre eines eigenen Büros Anfang des 20. Jahrhunderts konnte man problemlos auf den Schreibtisch trommeln und mit dem Fuß wippen. Im offenen Büro jedoch lenkt dies ab und wirkt ganz einfach rücksichtslos.

Lassen Sie Ihre Sachen nicht herumliegen.

Eine weitere Quelle der Unzufriedenheit, die häufig im Großraumbüro geäußert wird, ist das Durcheinander auf dem Schreibtisch und die Verteilung unserer Besitztümer im ganzen Büro. Nutzen Sie die Garderobe oder Ihre persönliche Schublade, um Ihre Gegenstände aufzubewahren.

Vermeiden Sie, Kollegen unnötigerweise zu stören.

Wenn jemand seinen Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung auf hat, senden Sie ihm vielleicht lieber eine Nachricht. Nach jeder Ablenkung brauchen wir ein paar Minuten, um uns wieder zu sammeln.

Respektieren Sie die Privatsphäre von anderen Menschen.

Es ist unangenehm, wenn Kollegen umhergehen und einen Blick auf die Monitore anderer werfen.

Achten Sie auf die Gesundheit anderer Menschen.

Wenn Sie eine Erkältung haben, ist es vielleicht besser, wenn Sie im Homeoffice arbeiten. Das offene Büro ist in diesem Fall etwas zu offen.

 

Alles im Griff haben… Auch im idealen offenen Büro braucht man Überlebensstrategien.

Schluss mit Ablenkungen.

Konzentrationstechniken wie die Pomodoro-Technik, die Ihnen hilft, Ihre Zeit zu managen und konzentriert zubleiben.

Lassen Sie den Raum auf sich wirken.

Funktionale offene Büros haben unterschiedliche Räume für unterschiedliche Aufgaben. Besprechungen am Schreibtisch lenken ab. Suchen Sie daher einen Tisch für persönliche Gespräche. Benennen Sie Räume für Telefonkonferenzen, konzentriertes Arbeiten und informelles Arbeiten.

Sprechen Sie Probleme an

Wenn Sie etwas ärgert, tun Sie nicht so, als würde es nicht passieren.

… und Adapt

Der Schlüssel, um das Beste aus einem offenen Büro zu machen, liegt darin, die richtige Balance aus dem Bedürfnis nach Konzentration und den Gelegenheiten für Kommunikation zu finden. Audio-Werkzeuge, die für offene Büros entwickelt wurden, können helfen. Headsets, die so konstruiert sind, dass sie Umgebungsgeräusche auflösen und die Sprache verbessern, sorgen dafür, dass wir gehört werden. Kopfhörer mit aktiver Geräuschunterdrückung und herausragendem Klang ermöglichen Konzentration auch in besonders lauten und überfüllten Räumen – und zeigen auf eine smarte Weise an, dass Sie gerade nicht verfügbar sind. Darüber hinaus kommuniziert ein EPOS Busy Light auf Ihrem Schreibtisch, dass Sie gerade beschäftigt sind. Es synchronisiert sich mit allen Ihren Kommunikationsgeräten und -kanälen.

 

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Green Office Strategie

Ein Drittel der Unternehmen in Deutschland hat keine Nachhaltigkeitsstrategie für die Büroprozesse. Dies geht aus einer Umfrage hervor, die Statista im Auftrag von Kyocera Document Solutions Deutschland durchgeführt hat. In kleineren Unternehmen ist fast die Hälfte ohne eine Strategie für das Green Office.

„Viele Unternehmen rufen noch nicht das volle Potenzial ihrer Geschäftsprozesse ab,“ kommentiert Pascal Seifert, Marketing Direktor bei Kyocera Document Solutions, die Ergebnisse. „Durch eine umweltfreundliche Gestaltung der Druckprozesse und des Informationsmanagements lässt sich nicht nur die Klimabilanz einer jeder Organisation verbessern, sondern auch die Effizienz der Büroarbeit steigern.“

Wir unterstützen Unternehmen nicht nur mit entsprechenden Software-Lösungen, sondern bieten im Rahmen des Print-Green-Programms unsere Drucker, Multifunktionssysteme sowie den Toner in Deutschland klimafreundlich an.

Welche Möglichkeiten das Green Office bietet, zeigen wir zudem am 21.09.2021 im Rahmen eines Expertentalks, der per Livestream übertragen wird. Interessierte können sich kostenfrei unter insights.kyocera.de informieren und am besten heute noch anmelden.

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SEPPmail Platinum Partner

Die SEPPmail – Deutschland GmbH ist darauf spezialisiert, die elektronische Kommunikation zu schützen und zu vereinfachen. Das Versenden und Empfangen digital signierter und verschlüsselter E-Mails ist komfortabler denn je. Dank des Secure E-Mail-Gateway – eine der weltweit führenden Lösungen – mit dem integrierten und patentierten GINA Verfahren für Spontanverschlüsselung sichern KMU und Grossfirmen seit mehr als 18 Jahren ihre gesamte E-Mail-Kommunikation auf hohem Niveau – bei geringem Aufwand und einfacher, intuitiver Handhabung für Sender und Empfänger.

Diesen Monat wurde der neue Partnerstatus Platinum eingeführt und wir freuen uns sehr das wir direkt diesen Status erreicht haben.

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Mit der Anschaffung neuer Computerhard- und -Software steuerliche Vorteile nutzen

Sofortabschreibung digitaler Vermögensgegenstände seit 01.01.2021 möglich

wesentliche Bestandteile der Digitalisierung bilden die Computerhardware (einschließlich der dazu gehörenden Peripheriegeräte) sowie die für die Dateneingabe und -verarbeitung erforderliche Betriebs- und Anwendersoftware. Diese Wirtschaftsgüter unterliegen aufgrund des raschen technischen Fortschritts einem immer schnelleren Wandel. Gem. dem BMF Schreiben vom 26.02.2021 (IV C 3 – S 2190/21/10002 :033; 2021/0231247) kann bei diesen digitalen Vermögens-gegenständen eine Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden. Im Jahr der Anschaffung ist damit die volle Abschreibung und damit die Reduzierung des steuerlichen Ergebnisses möglich.

Der Begriff „Computerhardware“ umfasst Computer, Desktop-Computer, Notebook-Computer, Desktop-Thin-Clients, Workstations, Dockingstations, externe Speicher- und Daten-verarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server), externe Netzteile sowie Peripheriegeräte.

Unter dem Begriff der Betriebs- und Anwendersoftware sind die technisch physikalischen Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung sowie neben Standardan-wendungen auch auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen wie ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmens-verwaltung oder Prozesssteuerung zu verstehen.

Die Regelungen des BMF Schreibens finden erstmals Anwendung in Gewinnermittlungen für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden. Sie wurden kurzfristig mit dem Ziel der weiteren Stimulierung der Wirtschaft und als Anreiz für Unternehmen eingeführt, verstärkt in die Digitalisierung zu investieren. Nach heutigem Stand dieser neuen Regelung soll die sofortige Abschreibung von digitalen Vermögensgegenständen nur für die steuerliche Gewinnermittlung anzuwenden sein. Handelsbilanziell verbleibt es bei der bisher üblichen Abschreibung über eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer.

Sollten Sie Fragen zur Sofortabschreibung sog. digitaler Vermögensgegenstände haben, sprechen Sie bitte Ihren Steuerberater an.

Wir beraten und unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung Ihrer Digitalisierungsprojekte.

 

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dieSichere.Email Mailverschlüsselung mit SEPPmail und SwissSign als Cloud Service

Firma Schwartz GmbH & Co. KG in Esslingen startet mit dem Produkt dieSichere.Email einen Cloud Dienst um Mails unkompliziert zu Verschlüsseln und Signieren

Als längster Excelence Partner der Firma SEPPmail in Deutschland und SwissSign Platinumpartner betreuen wir die Mailverschlüsselungslösung SEPPmail bei sehr großen Anzahl von Kunden weltweit. Da war es nur konsequent diesen Dienst auch als Cloudservice mit anzubieten. In enger Zusammenarbeit mit SEPPmail und SwissSign konnten wir hier ein sehr attraktives Paket schnüren.

Es besteht im Kern aus 2 Komponenten:

SEPPmail as a Service
Um die Vertraulichkeit von E-Mails sicherzustellen, wird von einer wachsenden Anzahl von Unternehmen flächendeckend E-Mail Verschlüsselung eingesetzt. Diese galt bislang, insbesondere aufgrund der hierfür notwendigen Schlüsselverwaltung und der unter Umständen zusätzlich benötigten Client-Software, als sehr aufwändig. Mit dem zentralen Ansatz bietet dieSichere.Email eine unkomplizierte Lösung, welche zum einen ohne jeglichen administrativen Aufwand das Schlüsselmanagement übernimmt und zum anderen, ohne Zutun des Benutzers, stets die für den Empfänger geeignetste Verschlüsselungsmethode selbständig auswählt.

Egal ob der Mailempfänger S/Mime, PGP oder gar nichts davon unterstützt, Sie können jederzeit Ihm eine verschlüsselte Mail zustellen. Alles was Sie tun müssen ist beim Senden zu sagen das die Mail sicher zugestellt werden soll.

SwissSign MPKI
Mit dem E-Mail ID Silver Zertifikat signieren und verschlüsseln Sie Ihre E-Mails vertrauenswürdig mit allen gängigen E-Mail-Programmen und Mail Gateways. Das Ausstellen und Verlängern passiert für Ihre aktiven Adressen durch uns automatisch im Hintergrund, ohne das Sie davon etwas mitbekommen.

Nähere Informationen und auch die technischen Voraussetzungen dazu finden Sie unter https://www.dieSichere.Email oder kontaktieren Sie uns einfach direkt.
Unsere SEPPmail Spezialisten
Peter Johnson (p.johnson@schwartz.de)
Micheal Gehrung (m.gehrung@schwartz.de)
sind gerne für Sie da.

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Schwarze Wolken über den Produktionsstätten weltweit

Die Hiobsbotschaften zum Thema Verfügbarkeit und Lieferfähigkeit von Produkten nehmen stark zu um nicht zu sagen sind sehr Besorgnis erregend.
Fast täglich bekommen wir Meldungen und Warnungen zum Thema Produktionsengpässe, fehlende Bauteile und Lieferausfälle. Da unisono von langfristigen Engpässen die Rede ist sehen wir uns angehalten sie auch davon in Kenntniss zu setzen.

Damit sie einen Eindruck bekommen haben wir nachfolgend Auszüge aus Lieferantenmeldungen für Sie zusammengetragen.

 

Das sagen unsere Lieferanten:

Wortmann: Wir möchten Sie auf die anhaltend schwierige Versorgungssituation hinweisen. Bitte seien Sie versichert, dass die WORTMANN AG über ein leistungsfähiges und motiviertes Team verfügt, das auf ein erprobtes Lieferantennetzwerk zugreifen kann. Wir werden alles daran setzen, Sie trotz aller Schwierigkeiten bestmöglich zu versorgen.

Mitel: Wie viele andere Technologieunternehmen ist auch Mitel von der weltweiten Verknappung an elektronischen Bauteilen durch die steigende Nachfrage in bestimmten Marktsegmenten betroffen. Das führt zu deutlich längeren Vorlaufzeiten für Komponenten. Viele Branchen wie die Automobil-, Computer- und Smartphone-Industrie mussten aufgrund der weltweiten Knappheit an Halbleitern Verzögerungen hinnehmen und die Produktion vorübergehend drosseln.

Deutsche Telefon: Aktuell verursachen die Lieferengpässe bei Mikrochips einen globalen Stau in der Produktion u.a. von Routern. Das betrifft die komplette Hersteller- & Lieferantenkette, und auch in Deutschland stellen wir bereits fest, dass Telefonie-Hardware generell und Router insbesondere zur Mangelware werden.

Kyocera: Auch Kyocera ist von den Lieferenpässen betroffen. Sowohl A3 wie auch A4 Geräte sind im Moment keine mehr im Lager und dadurch ist mit langen Wartezeit zu rechnen. Aus der Produktion kommen keine verlässlichen Zahlen, da Bauteile fehlen.

AVM – Für Fritzboxen aktuell keine Liefertermine bekannt

Ein Insider erzählt, dass in den Fabriken mit stark reduziertem Personal gearbeitet wird, aufgrund von Corona-Verordnungen. Somit würde sich ein Bauteile Engpass zumindest teilweise erklären.

 

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Informationen zu Online Meetings und Videokonferenzen

Hinweise zur Teilnahme an Videokonferenzen

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Durchführung von Videokonferenzen birgt Risiken für die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit von Daten in sich. Um diese Risiken auszuschließen oder zu minimieren, sind die nachfolgenden Grundsätze bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Durchführung und Teilnahme von Videokonferenzen durch die Beschäftigten einzuhalten.

Zur Durchführung von Online Meetings und Videokonferenzen dürfen nur die vom Unternehmen installierten, bzw. vorgegebenen Tools verwendet werden. Die Übertragung sollte verschlüsselt erfolgen. Beachten Sie, dass eine Aufzeichnung der Videokonferenz jederzeit möglich ist und Sie nicht wissen, wie die Aufzeichnung weiterverendet wird. Eine Aufzeichnung darf nur mit Wissen aller Teilnehmer und deren Einverständnis erfolgen. Achten Sie auch darauf, dass Ihr Hintergrund keine persönlichen oder vertraulichen Inhalte (z.B. Ordner mit Kundennamen, Familienbilder,…) zeigt. Sollten Sie Ihren Desktop in einer Videokonferenz zeigen, achten Sie darauf, dass hier für die Teilnehmer keine vertraulichen Informationen zu sehen sind.
Die Teilnehmer einer Konferenz sollten bekannt sein und über einen Anmeldenamen und/oder eine Einladung authentifiziert sein. Akzeptieren Sie keine anonymen Teilnehmer und entfernen Sie diese ggf. aus der Konferenz. Machen Sie sich im Vorfeld mit der Technik (z.B. Kamera, Mikrofon, Desktopsharing) vertraut, damit Sie diese Funktionen verlässlich aktivieren oder deaktivieren können.

Beachten Sie immer:

Ohne besondere Vorkehrungen ist eine Videokonferenz keine vertrauliche Umgebung!!!

Über folgenden Link können Sie eine Mustervorlage der Home-Office Richtlinie für Ihre Mitarbeiter anfodern:

Mustervorlage der Home-Office Richtlinie

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Abmahnung: Besserer Schutz vor Abzocke

Mit neuen Regeln schiebt die Bundesregierung den Geschäften der Abmahnindustrie einen Riegel vor. Die Deutsche Handwerks Zeitung (DHZ) erläutert, wie Betriebe zukünftig besser geschützt werden.

Zum Artikel der DHZ

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8 Tipps für eine effiziente Homeoffice-Gestaltung

Homeoffice hat viele Vorteile und kann erheblich den Arbeitsalltag erleichern. Wenn man sich dafür entscheidet, sollte man einige Tipps im Auge behalten, damit das Arbeiten effizient und produktiv bleibt:

1. Klare Regeln festlegen: Arbeitszeiten, Erreichbarkeit und Dokumentationspflicht der Mitarbeiter inklusive.

2. Kommunizieren Sie mehr als sonst: Im Büro kann man sich mal eben etwas zurufen, im Homeoffice funktioniert das nicht mehr. Deshalb ist gute Kommunikation das Wichtigste, wenn Teams remote, also räumlich getrennt, arbeiten: Sie müssen mit ihren Kolleginnen und Kollegen in engem Austausch stehen. Um das Team zusammenzuhalten, macht es Sinn, sich zu einer festen Zeit einmal am Tag oder einmal pro Woche in der Gruppe zu sehen und den Stand der Arbeit zu besprechen. Führungskräfte sollten darüber hinaus ab und an mit jedem ihrer Teammitglieder einzeln zum Videotelefonat treffen und besprechen, wie es läuft.

3. Seien Sie transparent: Im Büro herrscht naturgemäß maximale Transparenz. Wenn aber alle zu Hause vor dem eigenen Laptop sitzen (oder eben nicht), ist nicht so eindeutig, was die Kolleginnen und Kollegen eigentlich tun. Alle Teammitglieder sollten morgens einchecken, also kurz der Runde mitteilen: Bin da. Wer in die Pause geht, sollte Bescheid sagen, und sich danach wieder zurückmelden. Abends hilft ein Checkout.

4. Geeignete Technik nutzen: Laptop mit Office-Software, stabile Internetanbindung und Telefonanschluss sind ein Muss.

Mit der SIP Tk-Anlage sind wir natürlich dabei gerne behilflich.

Zur Erinnerung:
▸ Mitarbeiter können mit deren Festnetz-Büronummer ausgehend telefonieren und eingehende Anrufe entgegennehmen
▸ Integrierte Mobile App und Anbindung der Handy-Nummer macht Homeoffice noch flexibler
▸ Einbindung in die Anrufverteilung
▸ Telefonstati anderer Kollegen sind durch Besetztlampenfelder auch im Homeoffice sichtbar
▸ Telefonkonferenz-Möglichkeit darf nicht fehlen
▸ Sichere Verbindung und Backup-Scenarien

5. Nicht vergessen: Sicherheits- und Datenschutzvorschriften gelten im Homeoffice genauso wie im Büro.

6. An zugänglichen Speicherplatz denken: Per VPN mit der Sicherheit einer Multifaktor-Authentifizierung können Sie auf die Daten in Ihrem Netzwerk zugreifen.

7. Den Mitarbeitern als Tipp mitgeben: Arbeitsraum/-platz zuhause soll definiert werden – man fokussiert sich mehr, wenn es einen separaten Platz fürs Arbeiten zuhause gibt. Am besten mit ergonomischem Stuhl und Schreibtisch, damit der Rücken verschont bleibt.

8. Machen Sie mal ’ne Pause: Wer den ganzen Tag vor dem Bildschirm sitzt und auf mehreren Kanälen gleichzeitig kommuniziert, sollte zwischendurch mal aufstehen und etwas anderes machen. Arbeitspsychologen und Kreativitätsforscher empfehlen die Pausen schon einzulegen, bevor man sich nicht mehr konzentrieren kann, um danach weiter produktiv arbeiten zu können. Immer mal wieder für fünf Minuten den Schreibtisch zu verlassen und kurz durchzuatmen, kann schon helfen.

Übrigens: Das Thema ist auch für ein betriebliches Kontinuitätsmanagement – Sicherstellung des Fortbestands des Unternehmens im Notfall – gut geeignet.

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