Schwartz – Blog

Zum 1. Januar 2025 treten neue Vorschriften für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Kraft, die erhebliche Auswirkungen auf die Rechnungsstellung haben. Ab diesem Datum müssen Betriebe bei steuerpflichtigen, inländischen B2B-Umsätzen elektronische Rechnungen verwenden, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Hier ein Überblick über die wichtigsten Informationen zur E-Rechnung:

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten digitalen Format erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Sie bietet den Vorteil, dass sie direkt in die Buchhaltungssysteme integriert werden kann, was zu einer effizienteren Bearbeitung führt.

Änderungen und Übergangsregelungen

Die neuen Vorschriften verlangen, dass Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen für steuerpflichtige B2B-Umsätze verwenden. Es gibt jedoch Ausnahmen und Übergangsregelungen:

• Ausnahmen: Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR und Fahrkarten. Im B2C-Bereich (Privatkundengeschäft) müssen keine E-Rechnungen versendet oder empfangen werden.
• Übergangsregelung: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen noch Papierrechnungen verschickt werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden.

Verschiedene Kammern bieten kostenfreie Web-Seminare an, um Betriebe bei der Umsetzung der neuen Anforderungen zu unterstützen und die Chancen, die E-Rechnungen bieten, zu vermitteln.

Für detailliertere Informationen und Antworten auf häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung besuchen Sie bitte die Webseite der Handwerkskammer Stuttgart.

Im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) und in der Schweiz wird ab dem 1. Oktober 2023 Microsoft Teams von Microsoft 365 und Office 365 Enterprise-Suiten getrennt.

Microsoft regiert damit auf eine offizielle, kartellrechtliche Untersuchung der EU, die durch eine Beschwerde des Microsoft-Mitbewerbers, Slack, aus dem Jahr 2020 ausgelöst wurde.

Bestandskunden, die vor dem 1. Oktober ein M365- bzw. O365-Abo inkl. Teams abgeschlossen haben, können dieses auch weiterhin nutzen, verlängern und aufstocken. Es wird jedoch nach dem 1. Oktober nicht mehr möglich sein, M365/O365 Enterprise Pläne (E1, E3, E5) inkl. Teams als neues Abo zu erwerben.

Die „neuen“ Enterprise-Pläne ohne Teams werden preislich geringfügig reduziert:

•Microsoft 365 E3/E5 und Office 365 E1/E3/E5 werden 2 EUR (pro Monat/Benutzer) günstiger.
•Microsoft 365 F1/F3 und Office 365 F3 werden 0,50 EUR (pro Monat/Benutzer) günstiger.

Teams als Einzelprodukt im Europäischen Wirtschaftsraum und der Schweiz

Zu den neuen Enterprise-Plänen ohne Teams kann man Teams in Zukunft als Einzelprodukt für 5 EUR (pro Monat/Benutzer) dazu kaufen. Neukunden, die ab dem 1. Oktober M365-/O365-Enterprise Pläne und zusätzlich Teams benötigen, zahlen dann zwischen 3,00 EUR und 4,50 EUR mehr (pro Monat/Benutzer) als bisher.

M365 Business Pläne (Basic, Standard, Premium) weiterhin inkl. Teams

Auch von den Microsoft 365 Business Plänen wird es im EWR und der Schweiz ab dem 1. Oktober preislich reduzierte Angebote ohne Teams geben. Im Unterschied zu den o.g. Enterprise Plänen wird es jedoch weiterhin auch die alten, mit Teams gebündelten Angebote geben.

Welche Handlungsempfehlungen haben wir für Sie?

Wenn Sie bereits M365/O365-Enterprise Abos im Einsatz haben oder Teams ohnehin nicht nutzen möchten, müssen Sie vor dem 1. Oktober nicht reagieren. Sollten Sie Teams nicht nutzen, könnten Sie vor dem nächsten Verlängerungstermin darüber nachdenken, auf einen günstigeren Enterprise-Plan ohne Teams umzusteigen. Sprechen Sie uns bitte rechtzeitig VOR dem Ablauf Ihres Enterprise Abos darauf an.

Wenn Sie den Abschluss eines M365 / O365 Enterprise Plans (E1, E3, E5) mit Teams erwägen, sollten Sie die Kaufentscheidung vorziehen und vor dem 1. Oktober bestellen. Wenn Sie noch kein Enterprise Abo inkl. Teams abgeschlossen haben, sich aber die Möglichkeit in Zukunft offenhalten möchten, sollten Sie vor dem 1. Oktober ein entsprechendes Enterprise Abo für mindestens einen Benutzer abschließen. Für dieses Abo können Sie in Zukunft die Anzahl der Benutzer jederzeit erhöhen oder (zum Verlängerungstermin) reduzieren. Auch die neuen Benutzer, denen Sie Lizenzen aus diesem Abo zuweisen, erhalten den entsprechenden Enterprise Plan (z. B. Microsoft 365 E3) inkl. Microsoft Teams.

Unser Vertriebsteam steht Ihnen natürlich mit Rat und Tat zur Seite und erstellt Ihnen gern ein individuelles Angebot.

Durch den technologischen Fortschritt unterliegen die Computerhardware und Software einem immer schnelleren Wandel. Die Regelungen zu diesen Wirtschaftsgütern wurden daher an die geänderten tatsächlichen Verhältnisse angepasst. Für Computerhardware und Betriebs- und Anwendersoftware kann daher eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden.

Das bedeutet im Klartext: Der gesamte Kaufpreis für betrieblich gekaufte PCs, Drucker und für Software – unabhängig wie hoch dieser ausfällt, kann im Jahr des Kaufs in voller Höhe den Betriebsausgaben zugerechnet werden.

Beispiel: Sie statten Ihre Mitarbeiter mit Laptops und Software aus, damit diese überall – auch im Homeoffice – einsatzbereit sind und auf Kundenanfragen reagieren können. Kosten: 12.000 Euro.

Folge: Sie haben nun die Möglichkeit den PC mit seinen Zusatzgeräten und die Software auf drei Jahre linear oder degressiv abzuschreiben oder Sie nutzten die Neuregelung zur einjährigen Nutzungsdauer und profitieren so von 12.000 Euro Betriebsausgaben auf einen Schlag.

Für welche Hard- und Software gilt das?
Hardware
– Computer
– Notebook’s
– Desktop-Thin-Client
– Workstation
– mobile Workstation
– Small-Scale-Server
– Dockingstation
– externes Netzteil
– Peripherie-Geräte (wie z.B. Tastatur, Maus, Scanner, Kamera, Mikrofon, Headset)
– externe Speicher (Festplatte, DVD-/CD-Laufwerk, USB-Stick, Streamer)
– Ausgabegeräte (wie z.B. Beamer, Plotter, Headset, Lautsprecher, Monitor oder Display)
– Drucker (Laser-, Tintenstrahl- oder Nadeldrucker)

Software
Unter Software wird jegliche Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung gefasst. Dazu rechnen auch die nicht technisch physikalischen Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung, alle Standardanwendungen, doch auch individuell abgestimmte Anwendungen (z.B. ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme, etc.).

Ein Drittel der Unternehmen in Deutschland hat keine Nachhaltigkeitsstrategie für die Büroprozesse. Dies geht aus einer Umfrage hervor, die Statista im Auftrag von Kyocera Document Solutions Deutschland durchgeführt hat. In kleineren Unternehmen ist fast die Hälfte ohne eine Strategie für das Green Office.

„Viele Unternehmen rufen noch nicht das volle Potenzial ihrer Geschäftsprozesse ab,“ kommentiert Pascal Seifert, Marketing Direktor bei Kyocera Document Solutions, die Ergebnisse. „Durch eine umweltfreundliche Gestaltung der Druckprozesse und des Informationsmanagements lässt sich nicht nur die Klimabilanz einer jeder Organisation verbessern, sondern auch die Effizienz der Büroarbeit steigern.“

Wir unterstützen Unternehmen nicht nur mit entsprechenden Software-Lösungen, sondern bieten im Rahmen des Print-Green-Programms unsere Drucker, Multifunktionssysteme sowie den Toner in Deutschland klimafreundlich an.

Welche Möglichkeiten das Green Office bietet, zeigen wir zudem am 21.09.2021 im Rahmen eines Expertentalks, der per Livestream übertragen wird. Interessierte können sich kostenfrei unter insights.kyocera.de informieren und am besten heute noch anmelden.

Die SEPPmail – Deutschland GmbH ist darauf spezialisiert, die elektronische Kommunikation zu schützen und zu vereinfachen. Das Versenden und Empfangen digital signierter und verschlüsselter E-Mails ist komfortabler denn je. Dank des Secure E-Mail-Gateway – eine der weltweit führenden Lösungen – mit dem integrierten GINA Verfahren für Spontanverschlüsselung sichern KMU und Grossfirmen seit mehr als 18 Jahren ihre gesamte E-Mail-Kommunikation auf hohem Niveau – bei geringem Aufwand und einfacher, intuitiver Handhabung für Sender und Empfänger.

Diesen Monat wurde der neue Partnerstatus Platinum eingeführt und wir freuen uns sehr das wir direkt diesen Status erreicht haben.

Sofortabschreibung digitaler Vermögensgegenstände seit 01.01.2021 möglich

wesentliche Bestandteile der Digitalisierung bilden die Computerhardware (einschließlich der dazu gehörenden Peripheriegeräte) sowie die für die Dateneingabe und -verarbeitung erforderliche Betriebs- und Anwendersoftware. Diese Wirtschaftsgüter unterliegen aufgrund des raschen technischen Fortschritts einem immer schnelleren Wandel. Gem. dem BMF Schreiben vom 26.02.2021 (IV C 3 – S 2190/21/10002 :033; 2021/0231247) kann bei diesen digitalen Vermögens-gegenständen eine Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden. Im Jahr der Anschaffung ist damit die volle Abschreibung und damit die Reduzierung des steuerlichen Ergebnisses möglich.

Der Begriff „Computerhardware“ umfasst Computer, Desktop-Computer, Notebook-Computer, Desktop-Thin-Clients, Workstations, Dockingstations, externe Speicher- und Daten-verarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server), externe Netzteile sowie Peripheriegeräte.

Unter dem Begriff der Betriebs- und Anwendersoftware sind die technisch physikalischen Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung sowie neben Standardan-wendungen auch auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen wie ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmens-verwaltung oder Prozesssteuerung zu verstehen.

Die Regelungen des BMF Schreibens finden erstmals Anwendung in Gewinnermittlungen für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden. Sie wurden kurzfristig mit dem Ziel der weiteren Stimulierung der Wirtschaft und als Anreiz für Unternehmen eingeführt, verstärkt in die Digitalisierung zu investieren. Nach heutigem Stand dieser neuen Regelung soll die sofortige Abschreibung von digitalen Vermögensgegenständen nur für die steuerliche Gewinnermittlung anzuwenden sein. Handelsbilanziell verbleibt es bei der bisher üblichen Abschreibung über eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer.

Sollten Sie Fragen zur Sofortabschreibung sog. digitaler Vermögensgegenstände haben, sprechen Sie bitte Ihren Steuerberater an.

Wir beraten und unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung Ihrer Digitalisierungsprojekte.

Firma Schwartz GmbH & Co. KG in Esslingen startet mit dem Produkt dieSichere.Email einen Cloud Dienst um Mails unkompliziert zu Verschlüsseln und Signieren

Als längster Excelence Partner der Firma SEPPmail in Deutschland und SwissSign Platinumpartner betreuen wir die Mailverschlüsselungslösung SEPPmail bei sehr großen Anzahl von Kunden weltweit. Da war es nur konsequent diesen Dienst auch als Cloudservice mit anzubieten. In enger Zusammenarbeit mit SEPPmail und SwissSign konnten wir hier ein sehr attraktives Paket schnüren.

Es besteht im Kern aus 2 Komponenten:

SEPPmail as a Service
Um die Vertraulichkeit von E-Mails sicherzustellen, wird von einer wachsenden Anzahl von Unternehmen flächendeckend E-Mail Verschlüsselung eingesetzt. Diese galt bislang, insbesondere aufgrund der hierfür notwendigen Schlüsselverwaltung und der unter Umständen zusätzlich benötigten Client-Software, als sehr aufwändig. Mit dem zentralen Ansatz bietet dieSichere.Email eine unkomplizierte Lösung, welche zum einen ohne jeglichen administrativen Aufwand das Schlüsselmanagement übernimmt und zum anderen, ohne Zutun des Benutzers, stets die für den Empfänger geeignetste Verschlüsselungsmethode selbständig auswählt.

Egal ob der Mailempfänger S/Mime, PGP oder gar nichts davon unterstützt, Sie können jederzeit Ihm eine verschlüsselte Mail zustellen. Alles was Sie tun müssen ist beim Senden zu sagen das die Mail sicher zugestellt werden soll.

SwissSign MPKI
Mit dem E-Mail ID Silver Zertifikat signieren und verschlüsseln Sie Ihre E-Mails vertrauenswürdig mit allen gängigen E-Mail-Programmen und Mail Gateways. Das Ausstellen und Verlängern passiert für Ihre aktiven Adressen durch uns automatisch im Hintergrund, ohne das Sie davon etwas mitbekommen.

Nähere Informationen und auch die technischen Voraussetzungen dazu finden Sie unter https://www.dieSichere.Email oder kontaktieren Sie uns einfach direkt.
Unsere SEPPmail Spezialisten
Peter Johnson (p.johnson@schwartz.de)
Micheal Gehrung (m.gehrung@schwartz.de)
sind gerne für Sie da.

Die Hiobsbotschaften zum Thema Verfügbarkeit und Lieferfähigkeit von Produkten nehmen stark zu um nicht zu sagen sind sehr Besorgnis erregend.
Fast täglich bekommen wir Meldungen und Warnungen zum Thema Produktionsengpässe, fehlende Bauteile und Lieferausfälle. Da unisono von langfristigen Engpässen die Rede ist sehen wir uns angehalten sie auch davon in Kenntniss zu setzen.

Damit sie einen Eindruck bekommen haben wir nachfolgend Auszüge aus Lieferantenmeldungen für Sie zusammengetragen.

Das sagen unsere Lieferanten:

Wortmann: Wir möchten Sie auf die anhaltend schwierige Versorgungssituation hinweisen. Bitte seien Sie versichert, dass die WORTMANN AG über ein leistungsfähiges und motiviertes Team verfügt, das auf ein erprobtes Lieferantennetzwerk zugreifen kann. Wir werden alles daran setzen, Sie trotz aller Schwierigkeiten bestmöglich zu versorgen.

Mitel: Wie viele andere Technologieunternehmen ist auch Mitel von der weltweiten Verknappung an elektronischen Bauteilen durch die steigende Nachfrage in bestimmten Marktsegmenten betroffen. Das führt zu deutlich längeren Vorlaufzeiten für Komponenten. Viele Branchen wie die Automobil-, Computer- und Smartphone-Industrie mussten aufgrund der weltweiten Knappheit an Halbleitern Verzögerungen hinnehmen und die Produktion vorübergehend drosseln.

Deutsche Telefon: Aktuell verursachen die Lieferengpässe bei Mikrochips einen globalen Stau in der Produktion u.a. von Routern. Das betrifft die komplette Hersteller- & Lieferantenkette, und auch in Deutschland stellen wir bereits fest, dass Telefonie-Hardware generell und Router insbesondere zur Mangelware werden.

Kyocera: Auch Kyocera ist von den Lieferenpässen betroffen. Sowohl A3 wie auch A4 Geräte sind im Moment keine mehr im Lager und dadurch ist mit langen Wartezeit zu rechnen. Aus der Produktion kommen keine verlässlichen Zahlen, da Bauteile fehlen.

AVM – Für Fritzboxen aktuell keine Liefertermine bekannt

Ein Insider erzählt, dass in den Fabriken mit stark reduziertem Personal gearbeitet wird, aufgrund von Corona-Verordnungen. Somit würde sich ein Bauteile Engpass zumindest teilweise erklären.

Hinweise zur Teilnahme an Videokonferenzen

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Durchführung von Videokonferenzen birgt Risiken für die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit von Daten in sich. Um diese Risiken auszuschließen oder zu minimieren, sind die nachfolgenden Grundsätze bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Durchführung und Teilnahme von Videokonferenzen durch die Beschäftigten einzuhalten.

Zur Durchführung von Online Meetings und Videokonferenzen dürfen nur die vom Unternehmen installierten, bzw. vorgegebenen Tools verwendet werden. Die Übertragung sollte verschlüsselt erfolgen. Beachten Sie, dass eine Aufzeichnung der Videokonferenz jederzeit möglich ist und Sie nicht wissen, wie die Aufzeichnung weiterverendet wird. Eine Aufzeichnung darf nur mit Wissen aller Teilnehmer und deren Einverständnis erfolgen. Achten Sie auch darauf, dass Ihr Hintergrund keine persönlichen oder vertraulichen Inhalte (z.B. Ordner mit Kundennamen, Familienbilder,…) zeigt. Sollten Sie Ihren Desktop in einer Videokonferenz zeigen, achten Sie darauf, dass hier für die Teilnehmer keine vertraulichen Informationen zu sehen sind.
Die Teilnehmer einer Konferenz sollten bekannt sein und über einen Anmeldenamen und/oder eine Einladung authentifiziert sein. Akzeptieren Sie keine anonymen Teilnehmer und entfernen Sie diese ggf. aus der Konferenz. Machen Sie sich im Vorfeld mit der Technik (z.B. Kamera, Mikrofon, Desktopsharing) vertraut, damit Sie diese Funktionen verlässlich aktivieren oder deaktivieren können.

Beachten Sie immer:

Ohne besondere Vorkehrungen ist eine Videokonferenz keine vertrauliche Umgebung!!!

Über folgenden Link können Sie eine Mustervorlage der Home-Office Richtlinie für Ihre Mitarbeiter anfodern:

Mustervorlage der Home-Office Richtlinie