Green Office Strategie

Ein Drittel der Unternehmen in Deutschland hat keine Nachhaltigkeitsstrategie für die Büroprozesse. Dies geht aus einer Umfrage hervor, die Statista im Auftrag von Kyocera Document Solutions Deutschland durchgeführt hat. In kleineren Unternehmen ist fast die Hälfte ohne eine Strategie für das Green Office.

„Viele Unternehmen rufen noch nicht das volle Potenzial ihrer Geschäftsprozesse ab,“ kommentiert Pascal Seifert, Marketing Direktor bei Kyocera Document Solutions, die Ergebnisse. „Durch eine umweltfreundliche Gestaltung der Druckprozesse und des Informationsmanagements lässt sich nicht nur die Klimabilanz einer jeder Organisation verbessern, sondern auch die Effizienz der Büroarbeit steigern.“

Wir unterstützen Unternehmen nicht nur mit entsprechenden Software-Lösungen, sondern bieten im Rahmen des Print-Green-Programms unsere Drucker, Multifunktionssysteme sowie den Toner in Deutschland klimafreundlich an.

Welche Möglichkeiten das Green Office bietet, zeigen wir zudem am 21.09.2021 im Rahmen eines Expertentalks, der per Livestream übertragen wird. Interessierte können sich kostenfrei unter insights.kyocera.de informieren und am besten heute noch anmelden.

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SEPPmail Platinum Partner

Die SEPPmail – Deutschland GmbH ist darauf spezialisiert, die elektronische Kommunikation zu schützen und zu vereinfachen. Das Versenden und Empfangen digital signierter und verschlüsselter E-Mails ist komfortabler denn je. Dank des Secure E-Mail-Gateway – eine der weltweit führenden Lösungen – mit dem integrierten und patentierten GINA Verfahren für Spontanverschlüsselung sichern KMU und Grossfirmen seit mehr als 18 Jahren ihre gesamte E-Mail-Kommunikation auf hohem Niveau – bei geringem Aufwand und einfacher, intuitiver Handhabung für Sender und Empfänger.

Diesen Monat wurde der neue Partnerstatus Platinum eingeführt und wir freuen uns sehr das wir direkt diesen Status erreicht haben.

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Mit der Anschaffung neuer Computerhard- und -Software steuerliche Vorteile nutzen

Sofortabschreibung digitaler Vermögensgegenstände seit 01.01.2021 möglich

wesentliche Bestandteile der Digitalisierung bilden die Computerhardware (einschließlich der dazu gehörenden Peripheriegeräte) sowie die für die Dateneingabe und -verarbeitung erforderliche Betriebs- und Anwendersoftware. Diese Wirtschaftsgüter unterliegen aufgrund des raschen technischen Fortschritts einem immer schnelleren Wandel. Gem. dem BMF Schreiben vom 26.02.2021 (IV C 3 – S 2190/21/10002 :033; 2021/0231247) kann bei diesen digitalen Vermögens-gegenständen eine Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden. Im Jahr der Anschaffung ist damit die volle Abschreibung und damit die Reduzierung des steuerlichen Ergebnisses möglich.

Der Begriff „Computerhardware“ umfasst Computer, Desktop-Computer, Notebook-Computer, Desktop-Thin-Clients, Workstations, Dockingstations, externe Speicher- und Daten-verarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server), externe Netzteile sowie Peripheriegeräte.

Unter dem Begriff der Betriebs- und Anwendersoftware sind die technisch physikalischen Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung sowie neben Standardan-wendungen auch auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen wie ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmens-verwaltung oder Prozesssteuerung zu verstehen.

Die Regelungen des BMF Schreibens finden erstmals Anwendung in Gewinnermittlungen für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden. Sie wurden kurzfristig mit dem Ziel der weiteren Stimulierung der Wirtschaft und als Anreiz für Unternehmen eingeführt, verstärkt in die Digitalisierung zu investieren. Nach heutigem Stand dieser neuen Regelung soll die sofortige Abschreibung von digitalen Vermögensgegenständen nur für die steuerliche Gewinnermittlung anzuwenden sein. Handelsbilanziell verbleibt es bei der bisher üblichen Abschreibung über eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer.

Sollten Sie Fragen zur Sofortabschreibung sog. digitaler Vermögensgegenstände haben, sprechen Sie bitte Ihren Steuerberater an.

Wir beraten und unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung Ihrer Digitalisierungsprojekte.

 

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dieSichere.Email Mailverschlüsselung mit SEPPmail und SwissSign als Cloud Service

Firma Schwartz GmbH & Co. KG in Esslingen startet mit dem Produkt dieSichere.Email einen Cloud Dienst um Mails unkompliziert zu Verschlüsseln und Signieren

Als längster Excelence Partner der Firma SEPPmail in Deutschland und SwissSign Platinumpartner betreuen wir die Mailverschlüsselungslösung SEPPmail bei sehr großen Anzahl von Kunden weltweit. Da war es nur konsequent diesen Dienst auch als Cloudservice mit anzubieten. In enger Zusammenarbeit mit SEPPmail und SwissSign konnten wir hier ein sehr attraktives Paket schnüren.

Es besteht im Kern aus 2 Komponenten:

SEPPmail as a Service
Um die Vertraulichkeit von E-Mails sicherzustellen, wird von einer wachsenden Anzahl von Unternehmen flächendeckend E-Mail Verschlüsselung eingesetzt. Diese galt bislang, insbesondere aufgrund der hierfür notwendigen Schlüsselverwaltung und der unter Umständen zusätzlich benötigten Client-Software, als sehr aufwändig. Mit dem zentralen Ansatz bietet dieSichere.Email eine unkomplizierte Lösung, welche zum einen ohne jeglichen administrativen Aufwand das Schlüsselmanagement übernimmt und zum anderen, ohne Zutun des Benutzers, stets die für den Empfänger geeignetste Verschlüsselungsmethode selbständig auswählt.

Egal ob der Mailempfänger S/Mime, PGP oder gar nichts davon unterstützt, Sie können jederzeit Ihm eine verschlüsselte Mail zustellen. Alles was Sie tun müssen ist beim Senden zu sagen das die Mail sicher zugestellt werden soll.

SwissSign MPKI
Mit dem E-Mail ID Silver Zertifikat signieren und verschlüsseln Sie Ihre E-Mails vertrauenswürdig mit allen gängigen E-Mail-Programmen und Mail Gateways. Das Ausstellen und Verlängern passiert für Ihre aktiven Adressen durch uns automatisch im Hintergrund, ohne das Sie davon etwas mitbekommen.

Nähere Informationen und auch die technischen Voraussetzungen dazu finden Sie unter https://www.dieSichere.Email oder kontaktieren Sie uns einfach direkt.
Unsere SEPPmail Spezialisten
Peter Johnson (p.johnson@schwartz.de)
Micheal Gehrung (m.gehrung@schwartz.de)
sind gerne für Sie da.

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Schwarze Wolken über den Produktionsstätten weltweit

Die Hiobsbotschaften zum Thema Verfügbarkeit und Lieferfähigkeit von Produkten nehmen stark zu um nicht zu sagen sind sehr Besorgnis erregend.
Fast täglich bekommen wir Meldungen und Warnungen zum Thema Produktionsengpässe, fehlende Bauteile und Lieferausfälle. Da unisono von langfristigen Engpässen die Rede ist sehen wir uns angehalten sie auch davon in Kenntniss zu setzen.

Damit sie einen Eindruck bekommen haben wir nachfolgend Auszüge aus Lieferantenmeldungen für Sie zusammengetragen.

 

Das sagen unsere Lieferanten:

Wortmann: Wir möchten Sie auf die anhaltend schwierige Versorgungssituation hinweisen. Bitte seien Sie versichert, dass die WORTMANN AG über ein leistungsfähiges und motiviertes Team verfügt, das auf ein erprobtes Lieferantennetzwerk zugreifen kann. Wir werden alles daran setzen, Sie trotz aller Schwierigkeiten bestmöglich zu versorgen.

Mitel: Wie viele andere Technologieunternehmen ist auch Mitel von der weltweiten Verknappung an elektronischen Bauteilen durch die steigende Nachfrage in bestimmten Marktsegmenten betroffen. Das führt zu deutlich längeren Vorlaufzeiten für Komponenten. Viele Branchen wie die Automobil-, Computer- und Smartphone-Industrie mussten aufgrund der weltweiten Knappheit an Halbleitern Verzögerungen hinnehmen und die Produktion vorübergehend drosseln.

Deutsche Telefon: Aktuell verursachen die Lieferengpässe bei Mikrochips einen globalen Stau in der Produktion u.a. von Routern. Das betrifft die komplette Hersteller- & Lieferantenkette, und auch in Deutschland stellen wir bereits fest, dass Telefonie-Hardware generell und Router insbesondere zur Mangelware werden.

Kyocera: Auch Kyocera ist von den Lieferenpässen betroffen. Sowohl A3 wie auch A4 Geräte sind im Moment keine mehr im Lager und dadurch ist mit langen Wartezeit zu rechnen. Aus der Produktion kommen keine verlässlichen Zahlen, da Bauteile fehlen.

AVM – Für Fritzboxen aktuell keine Liefertermine bekannt

Ein Insider erzählt, dass in den Fabriken mit stark reduziertem Personal gearbeitet wird, aufgrund von Corona-Verordnungen. Somit würde sich ein Bauteile Engpass zumindest teilweise erklären.

 

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Informationen zu Online Meetings und Videokonferenzen

Hinweise zur Teilnahme an Videokonferenzen

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Durchführung von Videokonferenzen birgt Risiken für die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit von Daten in sich. Um diese Risiken auszuschließen oder zu minimieren, sind die nachfolgenden Grundsätze bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Durchführung und Teilnahme von Videokonferenzen durch die Beschäftigten einzuhalten.

Zur Durchführung von Online Meetings und Videokonferenzen dürfen nur die vom Unternehmen installierten, bzw. vorgegebenen Tools verwendet werden. Die Übertragung sollte verschlüsselt erfolgen. Beachten Sie, dass eine Aufzeichnung der Videokonferenz jederzeit möglich ist und Sie nicht wissen, wie die Aufzeichnung weiterverendet wird. Eine Aufzeichnung darf nur mit Wissen aller Teilnehmer und deren Einverständnis erfolgen. Achten Sie auch darauf, dass Ihr Hintergrund keine persönlichen oder vertraulichen Inhalte (z.B. Ordner mit Kundennamen, Familienbilder,…) zeigt. Sollten Sie Ihren Desktop in einer Videokonferenz zeigen, achten Sie darauf, dass hier für die Teilnehmer keine vertraulichen Informationen zu sehen sind.
Die Teilnehmer einer Konferenz sollten bekannt sein und über einen Anmeldenamen und/oder eine Einladung authentifiziert sein. Akzeptieren Sie keine anonymen Teilnehmer und entfernen Sie diese ggf. aus der Konferenz. Machen Sie sich im Vorfeld mit der Technik (z.B. Kamera, Mikrofon, Desktopsharing) vertraut, damit Sie diese Funktionen verlässlich aktivieren oder deaktivieren können.

Beachten Sie immer:

Ohne besondere Vorkehrungen ist eine Videokonferenz keine vertrauliche Umgebung!!!

Über folgenden Link können Sie eine Mustervorlage der Home-Office Richtlinie für Ihre Mitarbeiter anfodern:

Mustervorlage der Home-Office Richtlinie

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Abmahnung: Besserer Schutz vor Abzocke

Mit neuen Regeln schiebt die Bundesregierung den Geschäften der Abmahnindustrie einen Riegel vor. Die Deutsche Handwerks Zeitung (DHZ) erläutert, wie Betriebe zukünftig besser geschützt werden.

Zum Artikel der DHZ

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8 Tipps für eine effiziente Homeoffice-Gestaltung

Homeoffice hat viele Vorteile und kann erheblich den Arbeitsalltag erleichern. Wenn man sich dafür entscheidet, sollte man einige Tipps im Auge behalten, damit das Arbeiten effizient und produktiv bleibt:

1. Klare Regeln festlegen: Arbeitszeiten, Erreichbarkeit und Dokumentationspflicht der Mitarbeiter inklusive.

2. Kommunizieren Sie mehr als sonst: Im Büro kann man sich mal eben etwas zurufen, im Homeoffice funktioniert das nicht mehr. Deshalb ist gute Kommunikation das Wichtigste, wenn Teams remote, also räumlich getrennt, arbeiten: Sie müssen mit ihren Kolleginnen und Kollegen in engem Austausch stehen. Um das Team zusammenzuhalten, macht es Sinn, sich zu einer festen Zeit einmal am Tag oder einmal pro Woche in der Gruppe zu sehen und den Stand der Arbeit zu besprechen. Führungskräfte sollten darüber hinaus ab und an mit jedem ihrer Teammitglieder einzeln zum Videotelefonat treffen und besprechen, wie es läuft.

3. Seien Sie transparent: Im Büro herrscht naturgemäß maximale Transparenz. Wenn aber alle zu Hause vor dem eigenen Laptop sitzen (oder eben nicht), ist nicht so eindeutig, was die Kolleginnen und Kollegen eigentlich tun. Alle Teammitglieder sollten morgens einchecken, also kurz der Runde mitteilen: Bin da. Wer in die Pause geht, sollte Bescheid sagen, und sich danach wieder zurückmelden. Abends hilft ein Checkout.

4. Geeignete Technik nutzen: Laptop mit Office-Software, stabile Internetanbindung und Telefonanschluss sind ein Muss.

Mit der SIP Tk-Anlage sind wir natürlich dabei gerne behilflich.

Zur Erinnerung:
▸ Mitarbeiter können mit deren Festnetz-Büronummer ausgehend telefonieren und eingehende Anrufe entgegennehmen
▸ Integrierte Mobile App und Anbindung der Handy-Nummer macht Homeoffice noch flexibler
▸ Einbindung in die Anrufverteilung
▸ Telefonstati anderer Kollegen sind durch Besetztlampenfelder auch im Homeoffice sichtbar
▸ Telefonkonferenz-Möglichkeit darf nicht fehlen
▸ Sichere Verbindung und Backup-Scenarien

5. Nicht vergessen: Sicherheits- und Datenschutzvorschriften gelten im Homeoffice genauso wie im Büro.

6. An zugänglichen Speicherplatz denken: Per VPN mit der Sicherheit einer Multifaktor-Authentifizierung können Sie auf die Daten in Ihrem Netzwerk zugreifen.

7. Den Mitarbeitern als Tipp mitgeben: Arbeitsraum/-platz zuhause soll definiert werden – man fokussiert sich mehr, wenn es einen separaten Platz fürs Arbeiten zuhause gibt. Am besten mit ergonomischem Stuhl und Schreibtisch, damit der Rücken verschont bleibt.

8. Machen Sie mal ’ne Pause: Wer den ganzen Tag vor dem Bildschirm sitzt und auf mehreren Kanälen gleichzeitig kommuniziert, sollte zwischendurch mal aufstehen und etwas anderes machen. Arbeitspsychologen und Kreativitätsforscher empfehlen die Pausen schon einzulegen, bevor man sich nicht mehr konzentrieren kann, um danach weiter produktiv arbeiten zu können. Immer mal wieder für fünf Minuten den Schreibtisch zu verlassen und kurz durchzuatmen, kann schon helfen.

Übrigens: Das Thema ist auch für ein betriebliches Kontinuitätsmanagement – Sicherstellung des Fortbestands des Unternehmens im Notfall – gut geeignet.

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Neuer Partnerstatus mit SwissSign

Wir freuen uns das wir ab sofort Platinum-Partner der SwissSign AG sind.

Mit dieser Auszeichnung, die zugleich den höchstmöglichen Partnerstatus markiert, wird auch die große Expertise und das hohe Engagement der Firma Schwartz sichtbar.

Seit mehr als 20 Jahren sichern wir die Kommunikation bei Kunden mit Verschlüsselungslösungen und setzten dabei auf SwissSign. Seit 4 Jahren sogar mit einer direkten Partnerschaft mit SwissSign. Innerhalb dieser 4 Jahre haben wir die höchste Partnerstufe erreicht. Das zeugt von dem hohen Einsatz und der sehr guten Expertise welche von unseren Kunden geschätzt wird.

Wir betreuen hier nicht nur seit 2001 SEPPmail Anbindungen sondern sichert auch Webseiten und mehr mit SwissSign Produkten ab.

Sprechen Sie uns an, es ist einfacher und preiswerter als Sie denken.

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Trend Micro Apex One – die Spitze der Endpunktsicherheit

Sehr geehrte Damen und Herren,

Ransomware, Exploits & dateilose Angriffe – eine einzige Technik kann Endpunkte in Unternehmen heute nicht mehr schützen, aber die Installation mehrerer Sicherheitsprodukte führt zu Problemen bei Management, Ressourcenbelastung und Compliance.

Als Pionier der IT-Sicherheit präsentiert Trend Micro deshalb jetzt den nächsten Innovationssprung: Apex One.
Die Komplettlösung für Endpunktsicherheit kombiniert führende Techniken zur Bedrohungsabwehr mit stark erweiterten Analysefunktionen – und erfordert nur einen einzigen Agent.

Alles in einem Paket:

Automatisierte Erkennung & Reaktion
Apex One schützt alle Anwenderaktivitäten auf allen physischen und virtuellen Endpunkten innerhalb und außerhalb des Unternehmens. In jeder Situation kommen dabei die am besten geeigneten Abwehrtechnologien zum Einsatz, sodass Apex One umfassenden Schutz vor bekannten und noch unbekannten Bedrohungen bietet.

Erweiterte Analysefunktionen
Apex One bietet zentralisierte Sichtbarkeit über alle Endpunkte hinweg durch Verwendung fortschrittlicher Werkzeuge für Endpoint Detection and Response (EDR), SIEM-Integration und offene APIs. Durch die optionale Anbindung an den Trend Micro Managed Detection and Response (MDR) Service werden interne Sicherheitsteams wirkungsvoll bei der Verfolgung von Bedrohungen und Alarmüberwachung unterstützt.

Flexible Implementierung
Der gesamte Funktionsumfang von Apex One wird über einen einzigen schlanken Agent auf dem Endpunkt bereitgestellt. Unternehmen haben die Wahl zwischen On-Premise-Implementierung und Bereitstellung als Service, bei vollständiger Parität beider Optionen.

Trend Micro Apex One ist in englischer Sprache als SaaS-Version ab November 2018 sowie als On-Premise-Version ab Februar 2019 verfügbar. Die deutschsprachigen Versionen folgen voraussichtlich jeweils einen Monat später.

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