Hinweise zur Teilnahme an Videokonferenzen
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Durchführung von Videokonferenzen birgt Risiken für die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit von Daten in sich. Um diese Risiken auszuschließen oder zu minimieren, sind die nachfolgenden Grundsätze bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Durchführung und Teilnahme von Videokonferenzen durch die Beschäftigten einzuhalten.
Zur Durchführung von Online Meetings und Videokonferenzen dürfen nur die vom Unternehmen installierten, bzw. vorgegebenen Tools verwendet werden. Die Übertragung sollte verschlüsselt erfolgen. Beachten Sie, dass eine Aufzeichnung der Videokonferenz jederzeit möglich ist und Sie nicht wissen, wie die Aufzeichnung weiterverendet wird. Eine Aufzeichnung darf nur mit Wissen aller Teilnehmer und deren Einverständnis erfolgen. Achten Sie auch darauf, dass Ihr Hintergrund keine persönlichen oder vertraulichen Inhalte (z.B. Ordner mit Kundennamen, Familienbilder,…) zeigt. Sollten Sie Ihren Desktop in einer Videokonferenz zeigen, achten Sie darauf, dass hier für die Teilnehmer keine vertraulichen Informationen zu sehen sind.
Die Teilnehmer einer Konferenz sollten bekannt sein und über einen Anmeldenamen und/oder eine Einladung authentifiziert sein. Akzeptieren Sie keine anonymen Teilnehmer und entfernen Sie diese ggf. aus der Konferenz. Machen Sie sich im Vorfeld mit der Technik (z.B. Kamera, Mikrofon, Desktopsharing) vertraut, damit Sie diese Funktionen verlässlich aktivieren oder deaktivieren können.
Beachten Sie immer:
Ohne besondere Vorkehrungen ist eine Videokonferenz keine vertrauliche Umgebung!!!
Über folgenden Link können Sie eine Mustervorlage der Home-Office Richtlinie für Ihre Mitarbeiter anfodern: