Homeoffice hat viele Vorteile und kann erheblich den Arbeitsalltag erleichern. Wenn man sich dafür entscheidet, sollte man einige Tipps im Auge behalten, damit das Arbeiten effizient und produktiv bleibt:
1. Klare Regeln festlegen: Arbeitszeiten, Erreichbarkeit und Dokumentationspflicht der Mitarbeiter inklusive.
2. Kommunizieren Sie mehr als sonst: Im Büro kann man sich mal eben etwas zurufen, im Homeoffice funktioniert das nicht mehr. Deshalb ist gute Kommunikation das Wichtigste, wenn Teams remote, also räumlich getrennt, arbeiten: Sie müssen mit ihren Kolleginnen und Kollegen in engem Austausch stehen. Um das Team zusammenzuhalten, macht es Sinn, sich zu einer festen Zeit einmal am Tag oder einmal pro Woche in der Gruppe zu sehen und den Stand der Arbeit zu besprechen. Führungskräfte sollten darüber hinaus ab und an mit jedem ihrer Teammitglieder einzeln zum Videotelefonat treffen und besprechen, wie es läuft.
3. Seien Sie transparent: Im Büro herrscht naturgemäß maximale Transparenz. Wenn aber alle zu Hause vor dem eigenen Laptop sitzen (oder eben nicht), ist nicht so eindeutig, was die Kolleginnen und Kollegen eigentlich tun. Alle Teammitglieder sollten morgens einchecken, also kurz der Runde mitteilen: Bin da. Wer in die Pause geht, sollte Bescheid sagen, und sich danach wieder zurückmelden. Abends hilft ein Checkout.
4. Geeignete Technik nutzen: Laptop mit Office-Software, stabile Internetanbindung und Telefonanschluss sind ein Muss.
Mit der SIP Tk-Anlage sind wir natürlich dabei gerne behilflich.
Zur Erinnerung:
▸ Mitarbeiter können mit deren Festnetz-Büronummer ausgehend telefonieren und eingehende Anrufe entgegennehmen
▸ Integrierte Mobile App und Anbindung der Handy-Nummer macht Homeoffice noch flexibler
▸ Einbindung in die Anrufverteilung
▸ Telefonstati anderer Kollegen sind durch Besetztlampenfelder auch im Homeoffice sichtbar
▸ Telefonkonferenz-Möglichkeit darf nicht fehlen
▸ Sichere Verbindung und Backup-Scenarien
5. Nicht vergessen: Sicherheits- und Datenschutzvorschriften gelten im Homeoffice genauso wie im Büro.
6. An zugänglichen Speicherplatz denken: Per VPN mit der Sicherheit einer Multifaktor-Authentifizierung können Sie auf die Daten in Ihrem Netzwerk zugreifen.
7. Den Mitarbeitern als Tipp mitgeben: Arbeitsraum/-platz zuhause soll definiert werden – man fokussiert sich mehr, wenn es einen separaten Platz fürs Arbeiten zuhause gibt. Am besten mit ergonomischem Stuhl und Schreibtisch, damit der Rücken verschont bleibt.
8. Machen Sie mal ’ne Pause: Wer den ganzen Tag vor dem Bildschirm sitzt und auf mehreren Kanälen gleichzeitig kommuniziert, sollte zwischendurch mal aufstehen und etwas anderes machen. Arbeitspsychologen und Kreativitätsforscher empfehlen die Pausen schon einzulegen, bevor man sich nicht mehr konzentrieren kann, um danach weiter produktiv arbeiten zu können. Immer mal wieder für fünf Minuten den Schreibtisch zu verlassen und kurz durchzuatmen, kann schon helfen.
Übrigens: Das Thema ist auch für ein betriebliches Kontinuitätsmanagement – Sicherstellung des Fortbestands des Unternehmens im Notfall – gut geeignet.