Vorteile einer E-Mail-Archivierung: Kosteneinsparungen

gwava

Der Anschaffungspreis einer E-Mail Archivierung ist bei vielen Kunden ein sensibles Thema. Das liegt vor allem daran, dass Kunden nur selten realisieren, dass den Anschaffungskosten sehr große Einsparungen gegenüberstehen. Einsparungen, die oft sogar so groß sind, dass ein schneller Return on Investment erzielt werden kann. Und wer spart nicht gerne Geld? Um ein besseres Bild von diesen Einsparungen zu bekommen, werfen wir einen genaueren Blick auf einige Standard-Funktionen einer E-Mail-Archivierung, die sich positiv auf ihr IT-Budget auswirken können. Beispiele von Kosteneinsparungen mit der Hilfe einer Archivierung

Endnutzer Zugriff auf das Archiv

Ohne Archivierung
Angestellte löschen von Zeit zu Zeit E-Mails, die sie an einem späteren Zeitpunkt doch noch einmal benötigen. Wenn man beispielsweise ein Unternehmen mit 500 Angestellten betrachtet, bei dem jeder Angestellte nur eine E-Mail pro Monat wiederherstellen möchte, muss die IT-Abteilung jährlich alleine 6.000 Anfragen beantworten. Unter der Annahme, dass die IT-Abteilung durchschnittlich 30 Minuten für die Wiederherstellung einer E-Mail benötigt, fallen pro Jahr schon 3.000 Stunden an zusätzlicher Arbeit an. Bei einem durchschnittlichen Mitarbeitergehalt von 30€ pro Stunde würden die Kosten damit bei rund 90.000€ liegen. Dieser Betragt gleicht 1,44 Vollzeitangestellten in der IT-Abteilung.

Mit Archivierung
Wenn dieses Unternehmen Angestellten nun über eine Archivierungssoftware Zugriff auf ihr Archiv gewährleistet, verringert sich der Aufwand für die Wiederherstellung einer E-Mail auf circa 5 Minuten pro Suche. Im Endeffekt würden sich somit auch die Kosten für die Wiederherstellung von E-Mails auf circa 15.000€ reduzieren. So könnte ein Unternehmen dieser Größe jährlich allein 75.000€ bei den Kosten für die Wiederherstellung von E-Mails einsparen.

Reduzierte Ausfallzeiten

Daten dauerhaft in einem Archiv anstatt live auf dem Mailserver zu speichern, bringt viele Vorteile mit sich. Der größte Vorteil liegt dabei wohl in den Speicheranforderungen. Gerade bei Systemausfällen haben voll ausgelastete Server extrem negative Auswirkungen auf die Restore-Zeiten. Die Daten in ein Archiv auszulagern, kann dieses Problem schnell und einfach beheben.

In unserer Beispielrechnung kommt es bei unserem Unternehmen nur einmal im Jahr zu einem Serverausfall. Wenn dieser Server 500 Nutzer unterstützt, dauert es ohne eine Archivierung circa 6 Stunden bis er komplett wiederhergestellt ist. Im Gegensatz dazu würde es mit einer Archivierung nur rund 2 Stunden dauern. Bei einem durchschnittlichen Gehalt von 30€ pro Stunden und 25% geringerer Produktivität während des Ausfalls würden die Kosten wie folgt aussehen:

Ohne Archivierung
22.500€ (30€ x 500 Nutzer x 6 Stunden x 25% geringere Produktivität)

Mit Archivierung
7,500€ (30€ x 500 Nutzer x 2 Stunden x 25% geringere Produktivität)

Die Einsparungen mit Hilfe einer Archivierungssoftware lägen somit bei circa 15.000€

E-Discovery und Audit Anfragen

Ohne Archivierung
Stellen wir uns vor unser Unternehmen mit 500 Angestellten muss auf eine E-Discovery oder Audit Anfrage antworten und alle relevanten Daten sind nur über 500 individuelle Backups zugänglich. Konservativ gerechnet wird die IT-Abteilung ungefähr 30 Minuten pro Mitarbeiter dafür benötigen die Backups zu laden und den Prüfern zur Verfügung zu stellen. Die Prüfer selbst benötigen daraufhin erfahrungsgemäß 320 Stunden, um diese Daten komplett nach relevanten Inhalten zu durchsuchen. Zusätzlich fallen mindestens 24 Stunden dafür an Probleme wie korrupte PST-Dateien zu beheben.

Unter den gegebenen Voraussetzungen würde das Unternehmen allein für die Wiederherstellung der Daten 250 Stunden benötigen, was Kosten von 7.500€ (250 Stunden x 30€/Stunde) entsprechen würde. Da der Stundensatz von internen und besonders externen Prüfern für gewöhnlich deutlich höher ist, wäre in diesem Fall die Überprüfung der Daten mit 48.000€ (320 Stunden x 150€/Stunden) der höhere Kostenfaktor. Insgesamt fallen ohne eine Archivierung somit Kosten von 55.500€ an.

Mit Archivierung
Wenn unser Unternehmen eine Archivierung im Einsatz hätte, würden die Kosten drastisch sinken. Auch wenn die Kosten für eine E-Mail-Archivierung stark variieren können, gehen wir in unserem Beispiel von Gesamtkosten von 24.000€ für das gesamte Unternehmen für 3 Jahre aus (inklusive Lizenzen, Maintenance und Support). Bei nur 10 eDiscovery beziehungsweise Audit Anfragen würden die Kosten für die Archivierung bei 2.400€ pro Anfrage liegen.

Durch den Einsatz einer Archivierungssoftware fallen in diesem Szenario die Kosten für die Wiederherstellung der Daten komplett weg. Das liegt daran, dass Prüfer direkt auf das Archiv zugreifen können. Weil alle Daten indexiert werden, sind die eDiscovery Suchläufe zudem um einiges schneller und einfacher.

Unter der konservativen Annahme, dass sich die Zeit für das Durchsuchen der Daten mit der Hilfe einer Archivierung halbiert, würden sich dementsprechend auch die Kosten für das Personal der Rechtsabteilung auf 24.000€ halbieren. In vielen Fällen wird die Zeiteinsparung bei der Überprüfung allerdings noch deutlich größer sein. Bei diesen Voraussetzungen lägen die Kosten für eine einzelne eDiscovery Anfrage bei 26.400€ (24.000€ Personalkosten + 2.400€ Archivierungskosten). Im Vergleich zu den 55.500€ pro Anfrage ohne Archivierung stellen die rund 26.400€ mit Archivierung eine enorme Kosteneinsparung dar.

Zu den genannten Beispielen kommen noch viele weitere Einsparungsmöglichkeiten und Vorteile. Diese sind allerdings oft schwer in Zahlen zu fassen. Darunter fällt beispielsweise das geringere Risiko von Datenverlusten, eine erhöhte Mitarbeitereffizienz und auch eine erhöhte Mitarbeitermoral.

Die richtige Archivierungssoftware entscheidet über einen schnellen Return on Investment

Wir schlagen unsere Archivierungssoftware Retain vor. Retain erlaubt Unternehmen einen flexiblen Zugriff auf ältere E-Mails, schützt vor Datenverlusten und schont IT Ressourcen. Die Lösung unterstützt verschiedene Plattformen wie Microsoft Exchange, Office 365, Lync, Novell GroupWise, Gmail, BlackBerry, Android, Facebook und Twitter. Retain ist eine leistungsstarke Software, die ein umfangreiches E-Mail-Management und effiziente Mailserver Migrationen ermöglicht.

Wenn Sie mehr Informationen zu den Möglichkeiten Kosten zu sparen erhalten möchten, fragen Sie jetzt eine individuelle Web Demo an,
oder informieren Sie sich unter http://www.schwartz.de/index.php/produktloesungen/gwava-produkte/gwava-retain und www.gwava.eu

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4. Klimafest in Esslingen

am Samstag, 28.Juni 21014 war es wieder soweit. Esslingen präsentierte sich mit seinen ergeizigen Zielen zum Klimaschutz.
Ziel ist es, 25 % CO² Ausstoß zu reduzieren von 2007 bis 2020.

Wir, die Schwartz-Gruppe beteiligen uns aktiv an der Zielereichung
– durch eigene Ersparnisse
– durch Lösungen für unsere Kunden

Bei den eigenen Ersparnissen verweisen wir mit Stolz auf unsere erreichten Zahlen. Wir haben von 2006 bis heute eine nachgewiesene Ersparnis von über 20% erreicht.

Zu unseren Lösungen für Sie gehören

  • – Green IT
    • – Stromverbrauch Reduzieren
    • – Recourcen schonen
  • – CO²-neutral drucken
    • – CO² neutraler Toner von Kyocera
  • – Büroeinrichtung + Beleuchtung
    • – Nachhaltigkeit
    • – Recourcenschonend
    • – Recycelbar
    • – LED-Beleuchtung stromsparend

Auf unserem Stand haben wir diese Lösungen gezeigt und erklärt. Auch wenn nicht immer die Sonne schien, war reger Zuspruch an unserem Stand.

Hier ein paar nützliche Links zu unseren Themen:
Green IT
Print green mit Kyocera
Köhl klimaschonendes Sitzen

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Esslinger Unternehmerstammtisch bei Schwartz Büro-Kommunikation

Der erste Stammtisch des Jahres 2014 fand in den Räumen der Firma Schwartz statt. Der Einladung des Wirtschaftsförderers der Stadt Esslingen, Herr Stefan Reichstein, sind zahlreiche Unternehmer gefolgt zumal es ein hochbrisantes Thema an diesem Abend gab. Der Keyvortrag von Peter Johnson zum Thema „Sichere Kommunikation in Unternehmen“ hat nicht nur Viele in seinen Bann gezogen sondern auch Schlüsselerlebnisse vermittelt, wie einfach Datenklau und wie vielseitig Angriffsflächen und Schutzscenarien sind.

Die Unternehmerstammtischdiskussion musste beim anschließenden Imbiss nicht angestoßen werden.

Alles in allem wieder ein unterhaltsamer und dennoch informativer Stammtisch.

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Klimafest Esslingen+CO am 8. Juni

Als ausstellende Teilnehmer waren wir, Schwartz Büro-Kommunikation und Marchetti + Quirner Büro- und Informationssysteme, aktiv beteiligt.
Auf unseren 2 Ständen informierten wir über Strom sparen mittels LED-Beleuchtung und über Green iT. Wer all die Informationen aufgenommen hatte konnte die Fragen zu unserem Gewinnspiel beantworten. Es gab auch rege Beteiligung, schließlich war ein Terra-Pad 701 zu gewinnen. Glückliche Gewinnerin ist Frau Becker aus Esslingen.

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Infotag – Sichere Kommunikation für Unternehmen

Unser Infotag zum Thema „Sichere Kommunikation für Unternehmen“ fand am 4. Juni in unserem Hause statt und fand regen Zuspruch.

Motivation: Längst reicht ein lokales Netzwerk nicht mehr aus. In jedem Unternehmen werden Daten auf vielfältige Wege ausgetauscht.
Mit der Zeit sind viele verschiedene Kommunikationswege gewachsen und nicht immer wird die notwendige Sicherheit der Daten bedacht.
Unser Ziel war es, den Interessenten Lösungen und Antworten auf die Frage zu geben, wie bekomme ich die Kommunikation in meinem Unternehmen sicher?
Diese Thematik hat durch die jüngsten Abhörvorfälle noch an Brisanz gewonnen. Ungewollt wurden unsere ständigen Bemühungen um Schutz im Kommunikationswesen aktueller denn je. Die Vorträge finden Sie unter https://filr.schwartz.de (OHNE Benutzernamen als Gast beitreten und in den Ordner Infotag-2013 wechseln. Dort sind die Vorträge als PDF zum Download verfügbar)

Doch bevor es mit den Vorträgen losging gab es in unserer Ausstellung Highligts von Toshiba und Terra, die in den nächsten Monaten erst auf den Markt kommen. Touchdisplay mit 24″, Toshibas innovativer Tablet und Bildübertragung auf große Monitore mit dem neuen Universalstandard „miracast“ und vieles mehr.
Bei diesem Come together sind schon rege Gespräche entstanden.

Ab 14 Uhr standen dann die Vorträge auf dem Programm.
Bei dem Vortrag der Firma SEPPmail zum Thema „Large File Management“. Hier ging es darum, wie E-Mails mit großem Dateianhang ohne Probleme verschickt werden können. Referent Günter Esch/Seppmail und Live-Demo von Herrn Johnson

Der zweite Vortrag von der Firma S-Trust hatte das Thema „E-Mail-Signaturen“. Wer kennt es nicht, man öffnet morgens sein E-Mail Postfach und hat haufenweise SPAM-Mails. Mit E-Mail-Signaturen und Zertifikaten können schnell nicht vertrauenswürdige Mails ausgefiltert werden. Referent Joachim Buck/Strust

Das Softwareprodukt Filr von Novell. Filr ist ähnlich wie Dropbox, aber gleichzeitig sicher wie Fort Knox. Außerdem können nicht nur Verzeichnisse auf der lokalen Festplatte freigegeben werden, sondern auch Netzlaufwerke. Die Anbindung an eine Microsoft ActiveDirectory oder eine Novell eDirectory ist problemlos möglich. Referenten Martin Hohler/Novell und Peter Johnson

Vortrag zum Produkt B*Nator: Das Thema hier war „Mobile Device Management“ oder einfach, wie verwalte ich sicher alle mobilen Geräte in meinem Unternehmen. Ein sehr wichtiger Punkt, da heutzutage jeder ein Smartphone bei sich trägt, welches nahezu ständig im Internet ist und somit im Firmennetzwerk Viren oder andere Schadsoftware einschleusen könnte. Referent Christian Nowitzki/ISEC7

Last not least das Thema E-Mail Archivierung: Mit dem Produkt Retain der Firma GWAVA ist das Suchen und Wiederfinden von archivierten Mails kein Problem mehr. Ebenso gehören volle Mail-Postfächer der Vergangenheit an. Beindruckt hat Retain die Zuhörer mit seiner Suchgeschwindigkeit. Referent Martin Etzrodt/GWAVA

Beim gemeinsamen Grillen mit den Besuchern und Referenten gab es noch angeregte Gespräche. Die Bilder geben einen Eindruck der Veranstaltung.

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CeBit 2013 News

Die Cebit hat gestern, Dienstag 05.03.2013, die Tore für die Besucher geöffnet. Wir haben diesen ersten Tag genützt, da es erfahrungsgemäß noch nicht so voll ist.

Hier unser Resüme:

Cloud ist das beherrschende Thema der diesjährigen Cebit. Alle Hersteller bieten Lösungen für die Cloud. Microsoft zwingt seine Anwender mit den neuen Betriebssystemen dort hin. Jeder Windows 8- Rechner will eine Anmeldung bei Microsoft für den App-Store-Zugriff. Viele Programme und Dienste sind in den neuen Serversystemen nur noch über die Cloud erreichbar.

Wortmann AG baut ein riesiges Rechenzentrum auf 8000 qm Fläche um diese Cloud-Dienste in Deutschland nach den deutschen Rechts+ Sicherheitsstandards anbieten zu können.

Ein weiteres Schlagwort der Cebit ist „ Bring your own device“ gern auch BYOD genannt. Immer mehr und immer leistungsfähigere Smartphones + Pads drängen in die Firmennetze. Die Herausforderung für Sie und uns ist, die Sicherheit weiter zu gewährleisten.

– GWAVA E-Mail-Archivierung Retain wird erweitert um eine IMAP Integration, damit Sie aus Ihrem Mailclient direkt auf Ihr Archiv zugreifen können und ein SMTP Gateway für alternative Anbindung. Und last but not least archiviert Retain für Office 365 Ihre Mails aus der Cloud auf Ihre lokalen Systeme !

– SEPPmail bringt mit der Version 6.5 die Option Large File Management mit der Sie große Dateien verschlüsselt sicher und einfach austauschen können.

– Samsung bringt neben neuen Kopier- und Drucksystemen auch Lösungen für ihr „BYOD“. Unter anderem den MultiXpress 9251 + 8128NA und den CLX-6260ND

– Brother geht neue Wege im Hochleistungsprinting mit einem Tintenstrahldrucker . Der HL-S7000DN druckt bis zu 100 Seiten/Minute. Ausserdem einen neuen Duplex-Dokumentenscanner inkl. LAN-/WLAN-Schnittstelle und 9,3 cm Touchscreen-Farbdisplay ADS-2600W

– Aastra hat neue DECT-Telefone (612D, 622D und 623D) und stattet alle mit einem Farbdisplay aus

Sollten Sie zu einem Thema nähere Informationen wünschen, kontaktieren Sie uns einfach. Ihr Schwartz-Team

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GWAVA-Partner des Jahres 2012

Schwartz_TimelineWir sind Stolz Ihnen mitteilen zu können das die Firma Schwartz GmbH & Co. KG von Ihrem Partner GWAVA auf der GWAVACon 2012 in Düsseldorf den Preis „Outstanding Partner of the year“ erhalten hat.

Diesen Preis habe wir unter anderem für unser Engagement im Bereich Mailarchivierung mit Retain für Novell GroupWise und Microsoft Exchange bekommen.

Mit Hilfe der Produkte der Firma GWAVA können wir die Emailsysteme unserer Kunden sicherer machen.

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Warum Social Enterprise Tools die E-Mail nicht ersetzen können

Lesen Sie hier mehr dazu.

http://www.it-business.de/marktforschung/studien/articles/366385/

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Novelltour 2012 in Stuttgart

Gestern hat die Novelltour 2012 in Stuttgart halt gemacht und mit über 100 Besuchern war sie ein voller Erfolg.

Es ist schön zu sehen, dass sich bei Novell auf allen Gebieten in denen sie schon immer stark sind viel weiterentwickelt und auch ein großes Interesse daran besteht.

Wenn Sie Interesse an den Neuigkeiten bzgl Zenworks, GroupWise, OES oder auch dem neuen Produkt Filr haben, kommen Sie auf uns zu.

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Eindrücke von unserem 75-jährigen Firmenjubiläum

Nach einem gelungenen Jubiläumsfest am 05.10. und einem erfolgreichen Infotag am 06.10. wollen wir Ihnen unsere Eindrücke und Impressionen nicht vorenthalten.

Beim Festakt am 05.10. waren unter den Ehrengästen der Oberbürgermeister der Stadt Esslingen, Dr. Jürgen Zieger, Vorstandsmitglied der Daimler AG, Prof. Dr. Thomas Weber, und der Geschäftsführer der Handwerkskammer Region Stuttgart, Jürgen Schäfer. Ebenso lieferte das Kabarettistenduo „Die Galgenstricke“ eine gelungene Showeinlage.

Am 06.10. gab es dann eine große Hausmesse, an der jeder kommen konnte, der sich für die Arbeit und Produkte unseres Hauses interessierte. Es gab zahlreiche Vorträge zu Fachthemen, Infostände und eine Tombola mit Preisen.

Wir danken allen, die dieses Fest möglich gemacht haben!

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